María José Arcas-Sariot
Diferencia entre copia simple y copia autorizada del testamento. A menudo oímos hablar de la copia del testamento pero no tenemos clara la diferencia entre copia simple y copia autorizada.
La diferencia es importante puesto que, según los trámites que vayamos a realizar pueden pedirnos copia simple o copia autorizada, de forma que ambos tipos de copias no sirven para lo mismo.
¿Y la copia electrónica?, ¿es simple o autorizada del testamento?. Sigue leyendo te lo contamos fácil.
Diferencia entre copia simple y autorizada del testamento
Copia simple del testamento
Normalmente al hacer testamento la notaría dará en ese momento al interesado una copia simple para que la guarde en su casa y sepa el contenido del testamento
Una copia simple del testamento se diferencia de la copia autorizada en que, la copia simple no acredita de forma auténtica su contenido.
Es algo así como una fotocopia del testamento. Por tanto nos muestra su contenido pero no da fe del mismo.
Es fácil distinguir una copia simple de la autorizada pues la primera no lleva la firma del notario ni el sello de seguridad (una pegatina azul al final del testamento y al lado de la firma del notario) ni tampoco está extendida en papel timbrado.
Además pone claramente en el documento «copia simple».
Puede bastar para algunos trámites, ya que en ocasiones algunos organismos y administraciones admiten simplemente la copia simple del testamento.
¿Cómo obtener la copia simple del testamento?
En la misma notaría donde se firmó el testamento, basta con acudir y solicitar la copia simple que será siempre mas barata que la copia autorizada.
El reglamento notarial establece:
Los notarios darán también copias simples sin efectos de copia autorizada, pero solamente a petición de parte con derecho a ésta. En ningún caso podrá hacerse constar en la copia simple la firma de los otorgantes. (…)
Art 225.2 RN
Copia Autorizada del testamento
La copia autorizada del testamento reproduce el original, por lo que sirve para los trámites relativos a la herencia.
Se regulan en los arts 221 y ss del Reglamento Notarial que disponen:
Las copias autorizadas pueden ser totales o parciales, pudiendo constar en soporte papel o electrónico. Las copias autorizadas en soporte papel deberán estar signadas y firmadas por el notario que las expide; si estuvieran en soporte electrónico, deberán estar autorizadas con la firma electrónica reconocida del notario que la expide
Art 221.2 RN
¿Quién puede dar la copia autorizada del testamento?
Sólo el notario en cuyo poder se halle legalmente el protocolo, estará facultado para expedir copias u otros traslados o exhibirlo a los interesados
Art 222 RN
Los Notarios guardan el original del testamento en su protocolo, es decir en su Archivo.
Allí lo guardarán para siempre.
Es fácil de distinguir por lo siguiente:
- Cada folio de la copia autorizada lleva la firma del Notario.
- El papel es de una textura especial con tono amarillentos (si se fija tiene marca de agua y es reactivo a la luz ultravioleta)
- Tiene un sello azul en su parte superior central que muestra el escudo de España.
- En su último folio escrito aparece un nota que llamamos de pie de copia donde relata quién emite la copia, a quién y en qué fecha.
- Está firmada por el Notario y lleva un sello circular (en forma de pegatina) que se denomina sello de seguridad.
¿Cómo obtener la copia autorizada del testamento?
Depende de la antigüedad del testamento:
- Si el testamento tiene menos de 25 años de antigüedad, es posible que la copia autorizada de ese testamento esté en la misma notaría donde se hizo en su día o que lo tenga un notario (sucesor del protocolo del notario).
- Si el testamento tiene más de 25 años de antigüedad es posible que el original se encuentre en poder de otro notario o en el archivo de protocolos.
Puede contactar con el Colegio Notarial de la Comunidad Autónoma donde se hizo el testamento.
¿Cómo puedo solicitarla?
La solicitud puede hacerse:
- Personalmente en la notaría de que se trate, pero sólo por alguno de los mencionados en el testamento o interesado en la herencia (o apoderado especial)
- Por correo, enviando una solicitud que será firmada por el interesado en presencia de cualquier notario. Una vez legitimada la firma en la solicitud, la podremos enviar a la notaría donde esté el testamento siempre adjuntando la certificación del Registro General de Actos de Ultima Voluntad y certificado de defunción original.
Costes y plazo.
La copia autorizada del testamento tiene un coste que depende del número de folios del testamento original y de la antigüedad que tenga.
El plazo depende de cada notaría, pero pueden tardar una o dos semanas.
¿Pueden pedirse varias copias autorizadas del testamento?
Si, es posible pedir tantas copias autorizadas como se deseen, ahora bien, dispone el Reglamento Notarial:
Las primeras copias se expedirán siempre expresando el carácter de tales, y lo mismo se hará con las segundas o posteriores.
Cada vez que se expidan segundas o posteriores copias se anotarán éstas del mismo modo prescrito para las primeras, y se insertarán antes de la suscripción todas las notas que aparezcan en la escritura matriz.
También se mencionará el mandamiento judicial en cuya virtud se expidiesen las segundas o posteriores copias.
Art 238 RN
¿Puede alguien pedir copia simple o autorizada del testamento estando vivo el testador?
No, ya que el art 226 del Reglamento Notarial lo prohibe diciendo:
En vida del otorgante, sólo éste o su apoderado especial podrán obtener copia del testamento.
Fallecido el testador, tendrán derecho a copia:
a) Los herederos instituidos, los legatarios, albaceas, contadores partidores, administradores y demás personas a quienes en el testamento se reconozca algún derecho o facultad.
b) Las personas que, de no existir el testamento o ser nulo, serían llamados en todo o en parte en la herencia del causante en virtud de un testamento anterior o de las reglas de la sucesión intestada, incluidos, en su caso, el Estado o la Comunidad Autónoma con derecho a suceder.
c) Los legitimarios.
Las copias de testamentos revocados sólo podrán ser expedidas a los efectos limitados de acreditar su contenido, dejando constancia expresa de su falta de vigor.
Copia simple y autorizada electrónica del testamento
Tanto la copia simple como la autorizada se pueden expedir en formato electrónico
Las copias electrónicas, autorizadas y simples, se entenderán siempre expedidas por el notario titular del protocolo del que formen parte las correspondientes matrices.
No perderán su carácter, valor y efectos por el hecho de que su traslado a papel lo realice el notario al que se le hubiese enviado.
Dichas copias sólo podrán expedirse para su remisión a otro notario o a un registrador o a cualquier órgano judicial o de las Administraciones Públicas, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio. El notario que expida la copia autorizada electrónica será el mismo que la remita.
En la expedición de las copias autorizadas electrónicas se hará constar expresamente la finalidad para la que se expide, siendo sólo válidas para dicha finalidad, y su destinatario, debiendo dejarse constancia de estas circunstancias por nota en la matriz.
Las copias autorizadas electrónicas una vez expedidas tendrán un plazo de validez de sesenta días a contar desde la fecha de su expedición. Transcurrido este plazo podrá expedirse nueva copia electrónica con igual finalidad que la caducada.
La expedición de esta nueva copia autorizada electrónica con idéntico destinatario y finalidad no devengará arancel alguno.
¿Qué ocurre si el notario no quiere darnos la copia del testamento?
En el caso poco probable de que el notario no quisiera darnos copia del testamento, el Artículo 231 del Reglamento Notarial establece que contra la negativa del Notario a expedir una copia se dará recurso de queja ante la Dirección General, la cual, oyendo al propio Notario y a la Junta directiva del Colegio respectivo, dictará la resolución que proceda.
